Dạo gần đây, mình được nghe rất nhiều quan điểm về ‘deadline’, không chỉ từ từ các thành viên trong team mình đang làm việc cùng, từ những người khác team ở công ty mình đang làm, mà còn từ nhiều bạn bè, nhiều người đang làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nữa.
Có một điểm dễ nhận thấy như thế này: rất nhiều người sợ deadline.
Nếu bạn chưa quen với ‘thuật ngữ’ deadline, bạn có hiểu nó như là thời hạn cuối cùng để hoàn thành công việc, nếu không thì bạn sẽ bị phạt bằng một hình thức nào đó. Có thể là phải thức đêm thức hôm làm cho xong, có thể bị đánh giá hiệu quả công việc thấp, có thể bị đánh giá về thái độ làm việc, rồi trừ điểm thi đua, trừ lương, trừ thưởng, tái phạm nhiều lần thậm chí còn có khả năng bị đuổi việc. Nói chung, deadline là ác mộng.
Mình đã đi làm hơn 5 năm, trải qua cũng hơn 7, 8 vị trí công việc, kể cả part time lẫn full time, làm việc với cả người đi làm lâu năm lẫn sinh viên nên mình hiểu deadline khủng khiếp như thế nào, và có không ít người thực sự sợ hãi nó. Tuy nhiên, điều rất thú vị và có phần ‘buồn cười’ đó là rất nhiều người vẫn bỏ mặc deadline, vẫn không quan tâm đến nó và thường cứ nhởn nhơ cho đến khi deadline cận kề mới cắm đầu cắm cổ hoàn thành công việc.
Hôm nay mình sẽ chia sẻ với bạn những kinh nghiệm của mình về kiểm soát deadline trong công việc, làm thế nào để luôn có động lực hoàn thành mọi thứ đúng hạn, và quản lý thời gian tốt hơn. Hy vọng sẽ có ích cho bạn phần nào nhé.
Mình thích làm việc có deadline
Công việc của mình là Content Manager, phần lớn là viết các content chất lượng cao cho 4 business của công ty nên deadline dường như là thứ không thể thiếu. Mỗi tháng mình phải viết khá nhiều bài, bài nào cũng cần phải có deadline và tự bản thân mình phải đặt ra deadline để còn đảm bảo tiến độ cho tất cả các bài viết.
Thế nên, với mình phải hoàn thành đúng deadline là một điều bắt buộc.
Mình có thấy áp lực và chán nản khi deadline dồn dập không?
Câu trả lời thực sự là có. Đôi khi mình thấy áp lực vì có lúc cứ hai hôm mình phải hoàn thành xong một bài viết, chưa kể còn rất nhiều đầu việc khác phải hoàn thành như đăng bài, research và lên outline cho các bài khác, kiểm tra và đưa feedback cho bài của các bạn trong team… Nhưng chán nản thì HOÀN TOÀN KHÔNG! Mình không hề chán nản vì deadline.
Vì sao ư? Vì lý do hiển nhiên đầu tiên là deadline đó do mình tự đặt ra cho bản thân, không ai đặt cho mình cả nên nếu mình chán thì tự mình “làm khổ” mình. Nhưng đây chưa phải là lý do cốt lõi, lý do chủ yếu đó là bởi vì mình thích làm việc có deadline, có thời hạn hoàn thành, có yêu cầu rõ ràng, và có những tiêu chí để đo lường chất lượng.
Tại sao mình thích làm việc với deadline?
1. Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Có deadline, mình sẽ phải tự sắp xếp thời gian, phân bổ công việc sao cho hoàn thành tất cả những nhiệm vụ mình phải làm. Deadline đảm bảo mình sẽ hoàn thành công việc. Nếu không có deadline, mình vẫn sẽ cứ nhởn nhơ, bao giờ xong cũng được, dễ trì hoãn và dễ quên việc nữa.
Deadline cũng giúp cho công việc của mình được diễn ra mượt mà hơn. Các deadline được sắp xếp hợp lý, cái nào theo cái đó, việc này xong sang việc khác. Đôi khi có chồng chất lên nhau nhưng làm việc với deadline nhiều sẽ giúp mình quen dần với chuyện này. Mình sẽ biết cách kiểm soát mọi thứ tốt hơn.
2. Có động lực và áp lực để cố gắng
Chắc chắn là có áp lực rồi, nhưng mình coi áp lực đó là động lực để làm việc. Mình ép bản thân phải vượt qua hết các deadline, không để chây ì, vì nếu cứ lười mãi thì công việc sẽ dồn đống lên, rồi đến một lúc nào đó mình sẽ mất kiểm soát tất cả và tệ nhất là bị cho thôi việc.
Khi hoàn thành một đầu việc đúng deadline, mình sẽ có động lực để hoàn thành đầu việc tiếp theo. Cứ thế, động lực cứ lớn dần và càng ngày mình càng củng cố được cam kết phải xong việc đúng thời hạn.
3. Làm việc có mục đích và có ý nghĩa
Một người không đảm bảo công việc theo deadline thì ảnh hưởng tới tiến độ công việc của người đó, rồi cả một dự án, rồi rất nhiều dự án khác và dần dần là cả công ty. Mình luôn nghĩ mỗi một cá nhân ít nhiều đều góp phần tạo nên thành công của cả một tập thể.
Khi bạn đã gắn kết với một công ty và đã trở thành một phần của họ thì sự nỗ lực của bạn chính là nền tảng để đưa công ty tiến lên. Đừng nghĩ mình chỉ làm việc lặt vặt hay ở những vị trí thấp thì việc bạn trễ deadline chẳng ảnh hưởng gì nhiều tới ai cả.
Không phải thế đâu bạn nhé. Bạn thực sự là người quan trọng.
Một số tip để kiểm soát deadline trong công việc
Đây là một số bài viết mình phải hoàn thành trong tháng 3. Như bạn có thể thấy, chỉ từ ngày 25 – 30/3, mình phải hoàn thành 5 bài viết liên tục, chưa kể ngày 30 là thứ 7 – mình không phải làm thứ 7 nhưng vẫn có một bài viết có deadline vào ngày đó.
Như mình đã nói từ trước, vì mình là Content Manager nên mình tự đặt deadline cho mình. Số lượng content tháng nào cần được hoàn thành trong tháng đó, trừ trường hợp thay đổi chiến lược nội dung hoặc có các đầu việc khác khẩn cấp hơn, còn lại thì mình phải nỗ lực hết sức để xong. Tháng 3 có nhiều content phải viết nên những ngày cuối tháng mình phải tăng tốc.
5 ngày với 5 bài viết – bạn có thể nghĩ đơn giản, mỗi ngày 1 bài là xong thôi. Nhưng không hề như vậy. Bởi vì 5 bài này đều phải là các content chất lượng cao, đòi hỏi đọc và research rất nhiều, chưa kể mình còn phải kiểm soát các đầu việc khác như lên kế hoạch content cho tháng 4 – thường tuần cuối cùng của tháng mình sẽ phải lên content plan cho tháng kế tiếp.
Đây là 5 bài đã được đăng trên ShopBase blog (Thời điểm tháng 3 mình mới viết sẵn bài chứ chưa đăng lên blog do blog mới chính thức ra mắt tháng này, do vậy bạn sẽ thấy ngày đăng bài rất mới):
- How to Dropship with AliExpress: A Complete Guide for Beginners
- A Simple 6-Step Process to Start a Print on Demand Business
- The Complete Guide to Choose the Right Dropshipping Suppliers for Your Store
- Top 10 Reasons Why 90% of Dropshipping Businesses Fail While Others Success
- Effective User-generated Content Strategies to Boost Sales for Your Dropshipping Store
Vậy thì làm thế nào mình có thể hoàn thành được hết các đầu việc và viết xong 5 bài này chỉ trong một khoảng thời gian ngắn như vậy? Dưới đây là một số tip mình áp dụng.
1. Xem xét deadline liệu đã hợp lý?
Mình gặp nhiều người khi được giao deadline thì cứ im lặng mà nhận lấy, không xem xét liệu nó có phù hợp với khối lượng công việc hiện tại hay liệu mình có đảm bảo hoàn thành đúng không. Đấy là một trong nhiều lý do khiến họ căng thẳng, chán nản và trễ deadline liên tục.
Thường khi mình giao chủ đề viết cho các bạn trong team, mình sẽ set một deadline đề xuất, sau đó, sẽ hỏi họ liệu deadline này có phù hợp với họ. Nếu họ muốn điều chỉnh mình sẽ điều chỉnh giúp họ. Nhờ vậy, mình cũng tránh gây áp lực lên các bạn vì bản chất deadline đó là các bạn đã tự đặt và đồng ý rồi chứ không phải mình tự đặt ra mà không có thông báo trước.
Một vài điều bạn có thể làm khi được quản lý/sếp giao việc kèm deadline:
- Xem thử công việc được giao là gì: Đầu tiên, bạn cần hiểu rõ họ giao cho bạn công việc gì. Nếu đấy là một nhiệm vụ hoặc dự án phức tạp thì bạn cần vạch ra/tưởng tượng những đầu việc phải hoàn thành để hình dung bạn sẽ phải làm những gì khi nhận nhiệm vụ đó.
- Xem thử bạn đã có đủ nguồn lực để làm công việc đó: Tính toán trong đầu xem bạn có đủ những thứ bạn cần để làm việc đó chưa. Bạn có cần sự hỗ trợ từ người khác, có cần thiết bị nào không, có cần được đào tạo về sản phẩm trước khi làm việc, hay mọi thứ về tài liệu đã có sẵn? Nếu chưa có những cái này thì bạn nên cân nhắc nới rộng deadline để có thời gian chuẩn bị. Bằng không có thể nó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng công việc và khả năng hoàn thành đúng deadline của bạn.
- Xây dựng một lịch trình chi tiết: Bạn có thể chia công việc đó thành các đầu việc nhỏ và thiết lập deadline cho từng đầu việc. Sau khi đã hoàn thành điều này, bạn có thể biết được tổng lượng thời gian bạn cần để hoàn thành công việc.
2. Lập danh sách công việc cần làm mỗi ngày
Mỗi buổi sáng khi đến công ty, việc đầu tiên mình làm đó liệt kê ra những đầu việc phải hoàn thành trong ngày. Mình dùng Evernote để quản lý các task, theo dõi những task nào xong, chưa xong và bất cứ lúc nào được giao hoặc phát sinh việc mới, mình đều cập nhật vào note. Nhờ vậy, mình cũng hạn chế được việc quên/sót việc phải làm:
Để đảm bảo không bỏ lỡ deadline nào, bạn cần xác định được những việc cần phải làm/hoàn thành mỗi ngày. Bạn có thể lên danh sách công việc vào buổi tối hôm trước hoặc đầu giờ sáng hôm sau; có thể ghi ra giấy/sổ hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú như Evernote.
3. Làm những thứ dễ hoặc khẩn cấp nhất trước
Sau khi đã lên danh sách công việc, mình sẽ bắt tay vào giải quyết chúng. Thông thường, nếu có việc khẩn cấp hoặc deadline ngay trong ngày thì mình sẽ ưu tiên xử lý trước. Còn nếu công việc có mức độ quan trọng như nhau thì cái nào dễ, nhanh thì mình sẽ làm trước. Cái nào mất nhiều thời gian và đòi hỏi tập trung nhiều, mình sẽ làm sau để có nhiều thời gian cho nó hơn thay vì bị phân tán bởi những đầu việc lẻ tẻ.
Cảm giác có đầu việc (task) nào đã xong, đã được ‘tích hoàn thành’ giúp mình có thêm động lực để tiếp tục giải quyết các task khác.
4. Có trách nhiệm và hiểu vị trí công việc của bạn
Làm việc với tinh thần trách nhiệm sẽ giúp bạn có động lực để cố gắng, để hiểu tại sao mỗi ngày bạn phải đến công ty làm cùng những công việc như thế – không có gì khác nhau mỗi ngày, và để biết rằng rất nhiều người đang chờ đợi bạn làm xong để họ có thể xử lý công việc của họ.
Tất nhiên, sẽ có những lúc bạn mệt mỏi. Bạn tìm ra được đủ các lý do để cho phép bản thân được lười biếng, chây ì – chẳng hạn có thể là làm mãi mà vẫn không được tăng lương, làm mãi mà vẫn không được công nhận năng lực hay sếp chẳng bao giờ động viên, khích lệ cho những cống hiến của bạn. Cứ 10 ngày thì có đến 9 ngày bạn có cảm giác như vậy.
Lời khuyên của mình dành cho bạn là: hãy dập tắt suy nghĩ này và tập trung vào công việc bạn đang làm. Bạn đã lựa chọn đi làm công việc đó, nó mang đến cho bạn một mức lương hàng tháng, bạn có một chỗ trong công ty để học hỏi – dù ít hay nhiều, xung quanh bạn vẫn có những người đang cố gắng, vậy tại sao bạn lại để bản thân đi xuống?
Với mình, mình luôn cố gắng hoàn thành thật tốt những gì mình đã được giao, ngay cả khi không có ai theo dõi hay quan sát mình. Mình đặt tiêu chí viết tốt nhất và chất lượng nhất có thể với mỗi bài viết. Mình không làm dối chỉ vì chẳng có ai nhìn mình đang làm. Mình đặt bản thân như là một nhân viên bình thường, một người mới bắt đầu bước vào nghề và còn nhiều thứ phải học để mình luôn cố gắng và không được phép trì hoãn.
5. Kiểm soát bản thân
Để kiểm soát deadline trong công việc thì bạn cũng cần kiểm soát chính bạn. Nếu có một tư duy đúng đắn, có kỷ luật và có tổ chức thì gần như, bạn sẽ hoàn thành được mọi việc đúng hạn.
Quản lý bản thân bao gồm:
- Quyết đoán. Học cách nói ‘không’ hoặc ít nhất là dành cho bản thân không gian để đánh giá deadline trước khi đồng ý với nó.
- Điều chỉnh tư duy. Nuôi dưỡng thái độ tích cực hướng tới deadline thay vì không bằng lòng với nó. Deadline có thể giúp bạn đạt được những mục tiêu mà theo hướng khác, có lẽ bạn đã từ bỏ.
- Đừng chỉ chăm chăm ngồi lên kế hoạch. Bất kể kế hoạch của bạn có tốt như thế nào thì nó đơn giản cũng chỉ là một kế hoạch. Một khi bạn đã có kế hoạch, bạn phải đặt nó vào hành động.
6. Chấp nhận sẽ có lúc bạn bị trễ deadline
Không phải ai cũng chắc chắn được 100% lúc nào họ cũng hoàn thành đúng deadline. Bạn cam kết với deadline nhưng có rất nhiều yếu tố xung quanh tác động khiến bạn không thể tránh khỏi việc bị nhỡ hoặc làm không đúng hẹn. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt tình huống này với việc bạn ‘chủ động’ chây ì, lười biếng nhé. Hai cái này hoàn toàn khác biệt.
Một khi bạn chấp nhận rằng không thể mong đợi mọi thứ hoàn hảo thì bạn sẽ bắt tay vào hành động. Bằng không, đầu bạn lúc nào cũng sẽ lởn vởn với suy nghĩ làm thế nào để có thời gian hoàn thành tất cả mọi thứ và rồi bạn chẳng làm xong thứ gì cả.
7. Kiểm soát năng lượng và kiểm soát thời gian
Mình là một người ‘morning person’ – làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, càng về chiều tối, sau 5h là mình không muốn làm việc nữa vì năng lượng đã cạn kiệt.
Thế nên, mình đi làm rất sớm và ra về lúc 5h chiều – khi mọi người trong công ty vẫn đang làm việc.
Mỗi một công việc của bạn có hoàn thành hay không là kết quả của việc sử dụng năng lượng hiệu quả, chứ không hẳn là thời gian bạn đầu tư. Nếu bạn có thể dồn hết sức, tập trung cao độ làm một việc thì bạn có thể hoàn thành nó sớm hơn nhiều so với dự tính. Đôi khi, không phải cứ có nhiều thời gian là đồng nghĩa với việc sẽ hoàn thành được nhiều thứ.
Khi bạn dồn quá nhiều năng lượng vào công việc mà không dành thời gian để nghỉ ngơi, nạp lại năng lượng thì bạn sẽ hết nhiên liệu và kiệt sức.
Làm việc năng suất đích thực được quyết định bởi quản lý năng lượng tốt hơn chứ không phải chỉ đơn giản là ngồi thêm nhiều giờ tại bàn làm việc.
Nếu cứ vào 3 chiều giờ mỗi ngày, bạn luôn cảm thấy mệt mỏi thì tốt nhất hãy dừng lại. Đi bộ hoặc chợp mắt hoặc làm bất cứ điều gì để thư giãn sẽ tốt hơn.
8. Xây dựng thói quen “sẵn sàng làm việc”
Mình có một nguyên tắc là không bao giờ đến công ty mới ăn sáng. Mình luôn ăn sáng ở nhà và đến công ty là chỉ ngồi vào máy tính, sắp xếp công việc và bắt đầu xử lý dần từng task một. Đấy là thói quen “sẵn sàng” mà mình đã xây dựng.
Nếu bạn muốn thay đổi thì bạn cần xây dựng thói quen cho mình. Thường đến công ty mới ăn sáng, bạn sẽ vừa ăn vừa đọc tin tức, xem video hoặc nói chuyện khiến việc ăn thường kéo dài, dẫn tới thời gian bắt đầu làm việc thực sự kéo dài ra và khoảng thời gian để hoàn thành công việc sẽ bị bớt đi. Mình nghĩ điều này nên được thay đổi.
Bạn có thể dậy sớm hơn, ăn sáng trước khi đi làm và sau đó, đến công ty với tâm lý bắt tay vào công việc. Làm như vậy, bạn sẽ thay đổi được suy nghĩ và dần dần hình thành được thói quen tốt.
9. Đặt ra một deadline thật sát
Bạn có để ý thấy ở những giờ phút cuối cùng gần đến deadline bạn làm việc hiệu quả hơn không?
Khi bạn có 5 ngày để hoàn thành một công việc và khi bạn chỉ có 1 ngày để hoàn thành một công việc, cách tiếp cận của bạn sẽ hoàn toàn khác.
Với 1 ngày, bạn sẽ ép bản thân phải sắp xếp thời gian và năng lượng để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Bạn sẽ tập trung hết sức và gần như bỏ hết những việc khác để làm xong nó.
Với 5 ngày, có thể bạn sẽ cho phép bản thân “nhởn nhơ” một chút, thoải mái một chút, không lo lắng gì vì nghĩ còn có nhiều ngày để làm. Không tin, bạn cứ nhớ lại hồi học đại học là sẽ biết. Bạn có tận 2, 3 tuần để ôn thi và trong hơn 20 ngày đó bạn có dành hết để ôn thi? Thường gần đến sát ngày thi bạn mới bắt đầu ôn phải không nào?
Mình rất thích định luật Parkinson: “Work expands to fill the time available for its completion.” (Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó).
Bạn có thấy đúng không? Chứ mình thì thấy đúng lắm. Deadline càng dài thì bạn sẽ thấy công việc càng phức tạp, bạn càng nghĩ ra nhiều thứ để làm, trong khi có thể đơn giản mọi thứ hơn, chưa kể bạn còn có thể trì hoãn. Deadline càng ngắn ép bạn phải tư duy theo chiều hướng đơn giản, đi thẳng vào vấn đề để hoàn thành nó đúng hạn.
Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn thay đổi cách nhìn nhận về deadline trong công việc và học cách kiểm soát nó thật tốt. Nếu có bí quyết nào hay hơn, hãy chia sẻ cùng mình và các bạn độc giả khác nhé.