Bạn có đang kiểm soát mọi thứ trong cuộc sống của bạn không? Căn phòng của bạn gọn gàng hay bừa bãi, mỗi thứ một chỗ? Mỗi sáng thức dậy bạn có biết chính xác những thứ mình cần phải làm trong ngày hay lại rơi vào tình trạng không biết phải làm gì cả mặc dù nếu ngồi liệt kê ra, chắc chắn công việc sẽ ngập đầu đến nỗi bạn chẳng có thời gian nghỉ ngơi?
Có lẽ bàn làm việc hay bàn học của bạn trông giống như cửa hàng tạp hoá, bày biện đủ thứ một cách lộn xộn. Email của bạn đầy rẫy thư rác, quảng cáo đến nỗi mỗi lần mở email, bạn mất rất nhiều thời gian tìm kiếm email cần đọc. Chiếc smartphone của bạn cũng vô tổ chức không kém. Có những ứng dụng bạn chẳng bao giờ dùng đến nhưng bạn lại chẳng bao giờ xoá nó đi, vì nghĩ “ồ, có sao đâu, không dùng đến thì thôi, cũng không quan tâm lắm”, để rồi mỗi lần mở điện thoại ra, bạn lại luống cuống không biết Gmail ở đâu – quá nhiều app không cần thiết đã che mất nó.
Bạn cảm thấy mình cần phải thay đổi để cuộc sống trở nên gọn gàng, có tổ chức hơn nhưng bạn không thể thực hiện bước đầu tiên. Bạn thấy chính sự lộn xộn đó khiến cuộc sống của bạn đôi khi căng thẳng, nhiều phân tán nhưng bạn không thể thay đổi. Bạn mặc kệ và tìm cách sống chung với nó.
Nghe quen ha? Ngày xửa ngày xưa mình cũng như vậy nhưng một thời gian sau mình cảm thấy thật tệ. Từ cuộc sống đến công việc đều hỗn tạp, mình quyết định phải lấy lại tổ chức cho mọi thứ xung quanh mình.
Mình chưa hẳn là người luôn luôn sống có tổ chức, đôi khi mình cũng xuề xòa để cuộc sống không quá gò bó, nhưng có một vài khía cạnh trong cuộc sống và công việc mà mình không bao giờ để lộn xộn được. Bây giờ mình sẽ chia sẻ cho bạn một số tip mà mình đã áp dụng nhé.
Tại sao bạn nên sống và làm việc có tổ chức?
Để có động lực tổ chức lại cuộc sống của bạn thì trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số lợi ích của thói quen này. Nhiều người nghĩ việc có tổ chức hay không là cá tính/thói quen của từng người. Có người sống “dễ dãi” mà mọi thứ vẫn đâu vào đấy đấy thôi? Nhưng với mình thì mình không nghĩ thế. Việc sống và làm việc gọn gàng luôn mang lại những lợi ích tốt đẹp, miễn là bạn có giới hạn, không áp đặt.
Khả năng tổ chức bản thân có ảnh hưởng rõ rệt tới năng suất (productivity) của bạn mỗi ngày. Không những thế, nó còn thúc đẩy hiệu quả làm việc của các thành viên trong team, đồng nghiệp, và những người mà bạn tiếp xúc. Bạn có thể mất rất nhiều thời gian tìm kiếm thứ bạn cần khi bạn không gọn gàng. Một phút tìm chìa khoá nhà, một phút tìm chìa khoá xe, hai phút để tìm ra email sếp đã gửi, không nhớ tập tài liệu quan trọng đã để đâu… một vài phút là ít nhưng nếu như cộng dồn lại thì số thời gian bạn dành cho những việc này không hề nhỏ chút nào. Trong khi bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và giành lại chúng cho những việc quan trọng hơn thì bạn lại để sự vô tổ chức phá hỏng kế hoạch thời gian đã định trước cho một ngày của bạn đó. Sự thật phũ phàng vậy đấy.
Ngoài năng suất được cải thiện, bạn cũng sẽ thấy cuộc sống trở nên nhẹ nhàng hơn, giảm căng thẳng, tăng sức bật (resilience) và cảm giác hài lòng hơn với cuộc sống. Đầu óc bạn thảnh thơi, tỉnh táo, điều mà rất có lợi với việc tiếp cận vấn đề, khả năng tập trung và dễ dàng đi vào trạng thái “làm việc sâu” (deep work). Hơn thế, nếu bạn thường tới muộn trong các cuộc họp, bất cẩn trong trách nhiệm và dường như không thể kiểm soát được công việc của bạn thì danh tiếng và nhiều khả năng là con đường sự nghiệp của bạn cũng gặp rủi ro.
Tuy nhiên, nếu bạn thể hiện mình là người kiểm soát khối lượng công việc tốt và có thể là chỗ dựa vững chắc trong việc điều hành mọi thứ xung quanh thì mọi người sẽ nhìn thấy khả năng và giá trị của bạn rất rõ.
Làm thế nào để trở thành người có “tổ chức” hơn?
Mình rất thích mọi thứ xung quanh gọn gàng và vì thế mình rất thích việc có “tổ chức”. Mình bắt đầu với điện thoại, sau đó là máy tính, bàn làm việc, và căn phòng của mình. Kể cả bây giờ khi đã sang Úc, mình cũng duy trì thói quen như vậy.
Tổ chức điện thoại
Mình không phải là người thích cài đặt nhiều ứng dụng và game nên việc dọn dẹp điện thoại khá đơn giản. Mình chuyển hết tất cả các ảnh trên iPhone lưu vào USB, xóa các ảnh/file không muốn giữ lại, sắp xếp các ứng dụng theo thư mục và chỉ để các ứng dụng mình thường xuyên dùng lên màn hình chính. Đối với các ứng dụng nhắn tin mình sẽ gom lại vào một mục và để ở màn hình thứ hai. Bằng cách này mình không bị chúng “cám dỗ” mỗi khi mở điện thoại lên. (Đọc thêm về cách mình quản lý smartphone).
Tổ chức máy tính
Tương tự với điện thoại, mình cũng dọn dẹp máy tính một cách gọn gàng. Từ trình duyệt cho đến các thư mục trên máy tính, mình cố gắng sắp xếp sao cho thuận tiện với thói quen làm việc của mình nhất.
- Ghim các phần mềm cần thiết lên thanh taskbar để có thể mở chúng một cách nhanh nhất khi dùng, bao gồm: File Explorer, Skype, Slack, Google Chrome, Microsoft OneNote, Focus 10 và Calendar.
- Xóa hoặc gỡ cài đặt các ứng dụng được cài tự động. Nếu bạn đang dùng Windows 10 hoặc Windows 8, bạn sẽ thấy có kha khá các phần mềm/game/ứng dụng được cài ngoài ý muốn và thường được hiển thị ở ô bên phải của menu Start. Bạn có thể để vậy, nhưng mình không thích mỗi lần click vào nút Start lại nhìn thấy chúng nên mình xóa hết. Trông nó đỡ gây phiền toái hơn đúng không nào?
- Màn hình desktop của mình không có gì cả ngoài biểu tượng thùng rác (recycle bin) vì mình muốn chỉ nhìn thấy màn hình nền mỗi lần mở máy tính lên. Mình để lại mỗi thùng rác vì để cho tiện việc dọn dẹp sau khi hoàn thành công việc. Mình biết có nhiều bạn cảm thấy bình thường khi mỗi lần tải về hoặc làm gì đó là lại lưu tất cả các file vào desktop, nhưng với mình thì mình không thể chịu được một màn hình như ma trận vậy. Có lẽ tùy tính cách nữa.
- Tổ chức các thư mục rõ ràng. Mỗi lần tải về file nào thì sẽ lưu vào thư mục tương ứng.
- Cuối mỗi ngày làm việc/học tập, mình sẽ xóa hết các file không còn sử dụng nữa.
Tổ chức bàn làm việc
Mình có một nguyên tắc đó là bất kể bàn làm việc ở công ty hay ở nhà, luôn phải sắp xếp gọn gàng vào cuối mỗi ngày. Bút lấy ở đâu thì để vào chỗ đó, tương tự với các đồ vật khác.
Một số mẹo mà bạn có thể tham khảo như sau:
- Thứ gì bạn không bao giờ dùng đến thì hãy cất nó một chỗ khác, hoặc cho người khác hoặc loại bỏ.
- Chỉ giữ lại những thứ bạn thường xuyên dùng hoặc cần thiết với công việc hiện tại bạn đang làm.
- Sau khi đã hoàn thành xong một công việc và có bất cứ thứ gì không còn cần dùng đến nữa thì hãy cất hoặc loại bỏ nó đi.
Tổ chức thời gian
Việc phân bổ và sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn. Bạn cần làm rõ bao nhiêu thời gian bạn cần để hoàn thành một công việc, và mỗi ngày cần làm những việc gì. Mình sử dụng cả ứng dụng trên điện thoại, máy tính và sổ ghi chép để theo dõi đầu việc. Xong việc nào mình sẽ gạch bỏ hoặc tích dấu hoàn thành. Ngoài ra, mình cũng tự xây dựng thời gian biểu cho việc học như thế này:
Dọn dẹp phòng
Khi chuyển sang Úc, vợ chồng mình ở trong một căn nhà với 3 người nữa. Bọn mình có một phòng riêng là nơi để ngủ, nghỉ ngơi và học tập. Phòng khá rộng rãi nên mình rất thích.
Chồng mình đi làm cả ngày nên mình là người chịu trách nhiệm dọn dẹp chính. Lúc mới đến nhận phòng, mình phân loại ra các đồ đạc cần thiết hàng ngày như quần áo, sách vở, còn những thứ không dùng đến thì mình cho hết vào vali và thùng rồi nhờ bác chủ nhà cất hộ vào kho. Thành ra những thứ đang ở trong phòng đều phát huy tác dụng của nó mà không bị thừa thãi. Mình luôn giữ phòng sạch sẽ, từ giường ngủ cho đến mọi chi tiết trong phòng đều phải gọn gàng vì mình muốn mỗi lần chồng mình và mình về phòng đều thấy thoải mái.
Khi ở chung với những người khác trong một căn nhà thì diện tích phòng riêng sẽ trở nên nhỏ lại. Không gian riêng của hai người gói gọn lại trong một căn phòng nên mình cố gắng sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý nhất để không có cảm giác chật chội. Dù bận rộn đến trường, học tập và làm việc nhưng mình đều dành ra 1 tiếng vào thứ 7 để hút bụi trong phòng và lau chùi mọi thứ. Thấy chỗ nào cũng sạch sẽ mình rất thích.
Đấy là tất cả những gì mình đang làm để giữ cho cuộc sống của mình luôn có tổ chức, không bị căng thẳng và phiền nhiễu. Còn bạn thì sao? Bạn có bí quyết gì thú vị thì hãy chia sẻ với mình nhé. Mình rất thích được lắng nghe những điều mới. Chúc bạn cuối tuần thật vui và cám ơn bạn luôn đồng hành cùng mình.
Ảnh đầu bài: Eduard Militaru